Los activos digitales son recursos de gran valor dentro de una empresa para poder ofrecer contenido atractivo y de calidad a sus clientes y clientes potenciales. Disponer de una buena gestión de activos digitales es crucial para las empresas data driven (empresas que centran su modelo de negocio en los datos), pues le permiten obtener mejores resultados en sus estrategias de marketing digital y ventas.
¿Qué es una gestión de activos digitales?
Los activos digitales son archivos intangibles con derechos de autor que se utilizan en entornos digitales y que pueden ser de diversos tipos (contenido en formato texto, imágenes estáticas, audios, vídeos, infografías…). Se trata de elementos que desempeñan un papel fundamental en las áreas de marketing, publicidad y ventas para lograr alcanzar los objetivos de la empresa.
La gestión de activos digitales o DAM (digital asset management) hace referencia al conjunto de procesos y acciones que tienen como fin organizar, almacenar y distribuir los activos digitales de una empresa de forma eficiente.
¿Qué hace un gestor de activos?
Las plataformas de gestión de activos digitales son software o sistemas diseñados para facilitar la administración de los distintos activos digitales dentro de una empresa. Estas herramientas ofrecen una serie de características y funcionalidades específicas para optimizar la gestión, entre las que podemos destacar:
- Almacenamiento y organización. Una plataforma DAM proporciona un espacio centralizado para almacenar y organizar todos los activos digitales. Permite crear una estructura de carpetas y categorías lógicas para clasificar y catalogar los activos, lo que facilita su búsqueda, acceso y distribución.
- Metadatos y etiquetado. Utiliza metadatos y etiquetas para clasificar los activos digitales. Los metadatos son información adicional asociada a los activos, como descripciones, palabras clave, fecha de creación, derechos de autor, entre otros, para facilitar la búsqueda y filtrado.
- Búsqueda y recuperación. Proporcionan capacidades de búsqueda avanzadas que permiten localizar rápidamente los activos deseados. Los usuarios pueden realizar búsquedas por palabras clave, filtros de metadatos u otros criterios de búsqueda para encontrar los activos requeridos.
- Control de versiones. Este tipo de herramientas facilitan un sistema para controlar las diferentes versiones de los activos digitales. Construir un historial de cambios y revisiones, con datos fiables.
- Distribución y colaboración: Son ideales para garantizar una distribución segura de los activos digitales, con opciones especiales para compartir archivos con usuarios internos o externos, establecer diferentes permisos de acceso y controlar las descargas y visualizaciones de los activos. También permiten la colaboración en tiempo real, lo que facilita el trabajo en equipo y las tareas de revisión.
- Administración de derechos. Aportan herramientas para gestionar los derechos de autor y las licencias asociadas a los activos digitales, tarea muy importante para garantizar un uso adecuado de los activos digitales.
- Integración con otros sistemas. Los mejores DAM se integran con otros sistemas y aplicaciones utilizados en la organización, como sistemas de gestión de contenido, plataformas de comercio electrónico, redes sociales, entre otros.
Beneficios de un sistema de gestión de activos digitales
La gestión de activos digitales es un proceso muy interesante para que las empresas puedan tener un control total de todos los recursos que utilizan en marketing, ventas y publicidad. Contar con un buen sistema de gestión de activos digitales proporciona numerosas ventajas, entre las que podemos resaltar:
Reducir los costes
Al centralizar y organizar los activos en una única plataforma, se evita la duplicación y pérdida de archivos digitales, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, la capacidad de búsqueda y recuperación eficiente de este tipo de software permite localizar rápidamente los activos, evitando la necesidad de recrearlos o adquirirlos nuevamente.
Este tipo de sistemas de gestión y control de activos se basan en la automatización de procesos, por lo que se eliminan errores, se aceleran los tiempos y se libera tiempo al personal que puede dedicar a otras tareas valiosas para el negocio.
Facilitar el trabajo de los empleados
Los trabajadores de la empresa pueden encontrar rápidamente los recursos que necesitan gracias a las capacidades de búsqueda y navegación intuitivas, lo que implica que sean más ágiles y eficientes a la hora de realizar sus tareas. Por ejemplo, con una plataforma DAM podrán acceder a la versión correcta y actualizada de los activos, sin tener que perder el tiempo en complejas búsquedas y revisiones.
Garantizar un mayor nivel de transparencia y seguridad
Los usuarios autorizados pueden acceder a los activos de manera controlada, con permisos y restricciones predefinidos, para evitar la divulgación no autorizada. Además, los sistemas DAM suelen tener funciones de seguimiento y auditoría, lo que permite realizar un seguimiento de las actividades relacionadas con los activos y mantener un historial de cambios.
Con esta gestión eficiente de activos digitales, la empresa evitará caer en errores de incumplimiento de derechos de autor y copywrite, eludiendo posibles sanciones o proyección de una mala imagen que afecte a su reputación.
Facilitar el uso de los contenidos digitales
Los activos se etiquetan y categorizan de manera eficiente para facilitar su búsqueda y recuperación. Con el uso de metadatos asociados se garantiza el acceso a información adicional sobre su contenido y contexto, lo que ayuda a comprender y utilizarlos de manera más sencilla y eficiente. Facilita la colaboración y reutilización de los activos en diferentes proyectos y canales de comunicación, por ejemplo.
Mejor calidad y coherencia del contenido
Una gestión adecuada de los activos digitales garantiza que el contenido utilizado en las campañas de marketing, publicidad y ventas sea de alta calidad y coherente en todas las plataformas y canales (redes sociales, blog, mensajes de correo electrónicos, publicidad estática…). Esto no solo hará que las campañas obtengan mejores resultados, sino que también mejorará la imagen que proyecta la empresa.
La gestión de activos digitales debe ser una prioridad para toda empresa que quiera hoy en día ser más competitiva y rentable, ofreciendo a sus clientes y clientes potenciales contenido de alta calidad de forma transparente y eficiente.
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