Cuadro de mandos para proyectos: todo lo que necesitas saber

La información es probablemente el activo más importante de las empresas en la actualidad, especialmente en un mercado global como el actual, con una alta dependencia de la tecnología y en el que el cliente está en el centro del negocio. Almacenar, organizar y analizar los datos que maneja una empresa es clave para incrementar su competitividad y garantizar su crecimiento. Por eso es tan importante saber todo acerca del cuadro de mandos para proyectos.

Disponer de formación en Tableau, una de las herramientas más potentes y flexibles para la inteligencia de negocios, es la mejor solución para poder crear informes y paneles visuales que faciliten la monitorización y análisis de la información de cualquier proyecto o empresa.

Qué es un cuadro de mandos para proyectos

Un CMI o cuadro de mandos integral (balanced scored) es una herramienta de administración empresarial que permite ofrecer métricas de forma visual, para facilitar su análisis y comprensión. En un cuadro de mandos se incluyen una serie de parámetros que se obtienen de distintas fuentes de datos y que permiten llevar un control de distintos aspectos de un proyecto o negocio. Disponiendo de toda la información de importancia agrupada y presentada de forma atractiva (con el uso de gráficas, colores y formas) es más sencillo poder controlar e interpretar el significado de los números.

Qué son las métricas y los KPIs

Un cuadro de mandos está compuesto por una serie de métricas y KPIs representados gráficamente para poder acceder a la información de forma rápida y comprensible. Es necesario conocer la diferencia entre estos dos tipos de valores que se incluyen dentro de un cuadro de mandos.

  • Métricas. Las métricas representan un valor que puede ser medido de forma numérica. Un ejemplo de una métrica habitual que se puede encontrar en un cuadro de mandos es el importe de ventas de un determinado producto (para conocer a cuánto ascienden las ventas del mismo).
  • KPIs. Un KPI o indicador clave de desempeño es una métrica que se encuentra asociada a un determinado objetivo de una empresa, estrategia o proyecto. Midiendo el KPI se puede conocer si se está cumpliendo el objetivo y permite tomar medidas si se están produciendo desviaciones. Un ejemplo de KPI que se suele incluir en todos los cuadros de mando es el ROI o retorno de la inversión, que permite medir el rendimiento o rentabilidad de una determinada inversión realizada.

Cuadro de mando para proyectos

Para qué sirve un cuadro de mandos

En las herramientas de inteligencia empresarial los cuadros de mandos ofrecen una forma visual y sencilla de analizar la situación de una empresa o un proyecto con un solo vistazo. Herramientas como Tableau, para la generación de informes y paneles visuales personalizados, pueden utilizarse en cualquier tipo de organización o proyecto, sin importar el sector al que pertenezca o su tamaño.

Con un cuadro de mandos se facilita el seguimiento de las estrategias llevadas a cabo con el fin de alcanzar unos objetivos prefijados. La presentación visual, clara y atractiva de la información facilita su comprensión y permite acelerar los tiempos de actuación para poder responder ante cualquier situación o problema que se presente.

Con un cuadro de mandos de Tableau se puede:

  • Monitorizar la evolución de un proyecto y así identificar problemas o incidencias sobre las que es necesario actuar.
  • Controlar los objetivos de un departamento de la empresa.
  • Disponer de una visión global del estado de la empresa y verificar que se están alcanzando sus objetivos.
  • Ofrecer información en tiempo real a los clientes sobre la evolución de los servicios.
  • Detectar amenazas y oportunidades.

Por qué utilizar un cuadro de mandos para proyectos

Los principales beneficios que se obtienen a la hora de utilizar cuadros de mando son:

Mejora la toma de decisiones

Con un cuadro de mandos se dispone de una visión global y en tiempo real de la situación del negocio. De esta manera es más sencillo reaccionar ante cualquier desviación de los objetivos o tendencias y oportunidades del mercado, tomando decisiones más rápidas y certeras.

Un cuadro de mandos simplifica la toma de decisiones al no tener que recurrir a un plan estratégico con múltiples páginas de información (objetivos comerciales, iniciativas, causas y efectos, etc.). Al estar todo condensado y mostrado de manera más fácil de comprender, se puede disponer de una idea global del negocio con un solo vistazo.

Reduce el tiempo de reacción

Una de las principales ventajas del uso de cuadros de mando en un proyecto o negocio es la reducción de los tiempos de reacción ante cualquier cambio o problema. Esta celeridad a la hora de detectar cualquier variación en los objetivos permite minimizar los riesgos y tomar medidas correctas de forma inmediata para conseguir alcanzar los objetivos fijados.

Tomar mejores decisiones en un menor tiempo tiene como consecuencias positivas un incremento de la eficacia y un ahorro de costes.

Alinea los objetivos

Un cuadro de mandos facilita que toda la organización conozca los principales objetivos del negocio y se alinee para lograr alcanzarlos. Las distintas áreas y departamentos tendrán claros cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y podrán enfocar sus esfuerzos en lograrlo.

El uso de cuadros de manos fomenta el trabajo colaborativo y son una gran herramienta de comunicación interna para una empresa.

Es una herramienta flexible

Una empresa puede utilizar distintos cuadros de mando para controlar y monitorizar distintos proyectos y estrategias. La flexibilidad que ofrecen estas herramientas a la hora de combinar distintos indicadores dentro del mismo panel visual (indicadores financieros, operativos o de ventas, entre otros), permite confeccionar paneles personalizados que se adapten a la necesidad en cada caso concreto.

Con un cuadro de mando se puede evaluar de forma rápida la gestión de un proyecto o negocio. Una herramienta como Tableau permite confeccionar un cuadro de mando para proyectos personalizado, incluyendo las métricas y KPIs de mayor interés para cada proyecto. Con Tableau se pueden importar datos de cientos de fuentes de datos (motores de bases de datos, Google Analytics, hojas de cálculo, etc.), para confeccionar un cuadro de mando con elementos visuales (gráficas, colores y formas) que faciliten el análisis y compresión de la información, algo que no es tan simple consultando solamente números.